Power Apps Kosten 2026: Excel durch App ersetzen

1Einleitung

Excel ist in vielen Firmen kein Tabellenprogramm mehr, sondern heimlich ein Prozesssystem. Genau da wird es gefährlich.

In der Städteregion Aachen sehe ich das ständig: Handwerksbetriebe, Prüf- und Wartungsfirmen oder technische Dienstleister steuern Freigaben, Prüfprotokolle und Bestellungen mit Excel-Dateien auf SharePoint oder dem Netzlaufwerk. Am Anfang funktioniert das. Später hast du fünf Dateiversionen, Makros aus der Hölle und keiner weiß mehr, wer eigentlich verantwortlich ist .

Der spannende Vergleich ist deshalb nicht „Excel gut oder schlecht?“, sondern: Ab wann lohnt sich der Sprung von der Liste zur internen App? Und was kostet dich Power Apps wirklich – gerade mit der Preisänderung ab 2027?

Falls du gerade eher über die große Ablösung von Excel Richtung Warenwirtschaft nachdenkst, dann ist mein Artikel zu ERP System Kosten 2026: Excel ablösen die bessere Ergänzung. Hier geht es bewusst um die kleineren, internen Prozesse zwischen Liste, Freigabe und Feldarbeit.

2Wann eine Excel-Liste zur internen App werden sollte

Eine Excel-Datei darf eine Excel-Datei sein. Wirklich. Nicht jedes Problem braucht sofort Low-Code, Power Platform und Projektplan.

Kritisch wird es dann, wenn die Datei wiederkehrende Abläufe steuert: Freigaben, Prüfprotokolle, Bestellungen, Außendienst-Rückmeldungen oder interne Meldungen mit festen Status. Dann ist Excel nicht mehr nur Datenspeicher, sondern Prozesslogik. Und dafür ist es schlicht nicht gebaut.

Typische Warnzeichen sind ziemlich eindeutig: Makros, mehrere Versionen per E-Mail, unklare Verantwortlichkeiten, manuelle Freigaben über Outlook und fehlende Historie. Wenn du bei Rückfragen erst Dateinamen wie „final_v7_neuWIRKLICHfinal.xlsx“ durchsuchen musst, ist der Punkt überschritten.

Laut ITMX ist ein klassischer Fall die Ablösung einer gewachsenen Excel-Liste mit Makros durch eine Power App für Freigabeprozesse. Mittelstand Heute beschreibt außerdem Einkaufsfreigaben, die direkt aus Microsoft Teams gestartet und nachverfolgt werden können, während die Daten im SAP bleiben. Das ist ein sinnvoller Ansatz, weil du nicht automatisch Dubletten baust.

3Power Apps Kosten im KMU: die Lizenzfalle ab 2027

Bei Power Apps schauen viele zuerst auf die Oberfläche. Ich schaue zuerst auf die Lizenz. Klingt unromantisch, spart aber später Diskussionen mit der Geschäftsführung .

Microsoft erhöht den Preis für Power Apps Premium zum 1. Januar 2027 laut offizieller Ankündigung von 20 auf 22 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Der 2.000-Seat-Plan steigt gleichzeitig von 12 auf 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Das gilt für neue Käufe, Verlängerungen und Co-Terminierungen ab diesem Datum.

Entscheidend: Laut Microsoft betrifft die Änderung nur diese beiden Premium-Pläne. Andere Power-Platform-Produkte sowie Berechtigungen, die bereits in Microsoft 365 oder Dynamics 365 enthalten sind, bleiben laut Ankündigung unverändert.

Die größere Falle ist aus meiner Sicht aber nicht der Aufpreis von 2 Dollar. Die größere Falle ist, dass viele Firmen zu spät merken, wann sie Premium überhaupt brauchen. Laut Holger Imbery bringt Power Apps Premium unter anderem Premium-Konnektoren, Custom Connectors, das On-Premises Data Gateway sowie pro Nutzer 250 MB Dataverse-Datenbankkapazität und 2 GB Dataverse-Dateikapazität mit.

Und noch ein Punkt, der ständig falsch erzählt wird: Die oft genannten 20 GB sind nicht pro Nutzer. Das ist laut derselben Quelle Tenant-Default und eben nicht die persönliche Kapazität je Lizenz.

4Low-Code oder individuelle Web-App: die Entscheidungslogik

Power Apps ist stark, wenn Microsoft 365 ohnehin gesetzt ist. Also: interne Nutzer, Teams, SharePoint, vielleicht Dataverse – und ein Prozess, der relativ nah an Standard-Konnektoren bleibt. Dann bekommst du schnell Ergebnisse .

Sobald aber externe Nutzer ins Spiel kommen, Kundenportale, komplexe Rollenmodelle, mehrere Fremdsysteme oder der Wunsch nach Plattformunabhängigkeit, solltest du früh gegen eine individuelle Web-App rechnen. Nicht aus Prinzip. Aus Vernunft.

Low-Code liegt irgendwo zwischen No-Code und echter Individualentwicklung. KSenseTech beschreibt das ganz passend: mehr Kontrolle als starre Template-Tools, aber nicht die volle Freiheit und Eigentümerschaft handcodierter Software. Genau das ist der Punkt.

Ich sage es bewusst klar: Low-Code ist kein Selbstzweck. In meiner Arbeit mit Unternehmen rund um Aachen ist die beste Lösung oft nicht die „modernste“, sondern die, die in zwei Jahren noch verständlich, bezahlbar und wartbar ist.

Für die Einordnung der Kosten hilft ein grober Blick auf Individualsoftware. Laut Groenewold IT liegen interne Fachtools bei 10.332–66.330 € zzgl. MwSt., Kundenportale bei 44.239–149.545 € und B2B-SaaS-Plattformen bei 97.682–372.623 €.

Wenn du solche Entscheidungen strukturiert angehen willst, ist das exakt die Art von Thema, bei der ich in der Digitalisierung mit Unternehmen arbeite: nicht Tool-Pitch, sondern nüchterne Architekturentscheidung.

5Drei KMU-Beispiele: Prüfprotokoll, Bestellung, Freigabe

Theorie ist nett. Praxis zählt mehr.

Erstes Beispiel: Prüfprotokolle. Laut Vidi Corp und Reality Tech eignen sich Inspection-Apps sehr gut für Checklisten, Fotos, Findings und Berichte direkt auf dem Mobilgerät. Für Wartung, Arbeitssicherheit, Compliance oder Baustellen ist das oft ein echter Produktivitätsschub.

Gerade in der Region Aachen mit vielen technischen Dienstleistern ist das ein Klassiker: Monteur oder Prüfer erfasst vor Ort Daten, Fotos und Status direkt am Einsatzort. Kein Papier, keine spätere Übertragung, weniger Rückfragen .

Zweites Beispiel: Bestellfreigaben. Mittelstand Heute beschreibt den Prozess sauber: Workflow in Teams starten, mobil freigeben, Daten im führenden System wie SAP belassen. Das ist wichtig, weil ein schickes Frontend nichts bringt, wenn du im Hintergrund zwei Wahrheiten produzierst.

Drittes Beispiel: Freigaben statt Makro-Excel. Das ist ehrlich gesagt einer meiner Favoriten, weil der Nutzen sofort sichtbar ist. Statt Datei, Makro und E-Mail gibt es klare Status, Verantwortliche und nachvollziehbare Freigabeschritte. Genau an solchen Stellen ist Low-Code oft besser als ein großes ERP-Projekt, weil du in einem abgegrenzten Prozess schnell Wirkung erzielst.

1. 1
   Schmerzhafteste Excel-Insel finden

   Nimm den Prozess mit den meisten Rückfragen, Dubletten oder Freigabeproblemen.
2. 2
   Datenverantwortung klären

   Lege fest, wer Daten pflegt, wer freigibt und welches System führend bleibt.
3. 3
   Klein als Pilot starten

   Baue erst eine App für genau diesen Prozess, nicht gleich für die ganze Firma.
4. 4
   Erfolg messbar machen

   Miss Freigabezeit, Rückfragen, Fehler und Medienbrüche vor und nach dem Pilot.

6Der sichere Weg: erst eine Excel-Insel, dann skalieren

Wenn du mich nach dem pragmatischsten Weg fragst: Starte nicht mit einem Digitalisierungsprogramm auf 18 Folien. Starte mit genau einer Excel-Insel, die heute wirklich weh tut.

Das kann eine Freigabeliste sein, ein Prüfprotokoll oder eine Bestellübersicht. Wichtig ist nur: klarer Prozess, klare Datenverantwortung, messbarer Nutzen. Alles andere ist Nebel.

Vor dem Bau musst du drei Dinge sauber beantworten. Erstens: Wer darf welche Daten sehen oder ändern? Zweitens: Wo liegen die Daten wirklich – Excel, SharePoint, Dataverse, SAP oder ein anderes Fachsystem? Drittens: Gibt es externe Nutzer oder bleibt alles intern?

Genau hier kippt manche Power-Apps-Idee. Denn Premium-Konnektoren, Custom Connectors und On-Premises Data Gateway sind nicht nur technische Häkchen in einer Lizenzmatrix. Das sind Governance-Entscheidungen mit Sicherheitsfolgen.

Ich halte diesen schrittweisen Weg für deutlich sinnvoller als die typische Komplettdigitalisierung mit Bauchgefühl. Erst eine Insel sauber lösen, dann die nächste. So bleibt die Sache beherrschbar – fachlich, technisch und finanziell.

7Meine Einschätzung

Power Apps kann für interne Prozesse richtig gut sein. Besonders dann, wenn Microsoft 365 schon da ist, die Nutzer intern bleiben und du keine wilden Sonderlocken bei Rechten und Integrationen brauchst.

Überschätzt wird aus meiner Sicht die Idee, Low-Code sei automatisch günstiger. Kurzfristig oft ja. Langfristig nur dann, wenn Governance, Lizenzmodell und Datenarchitektur mitgedacht werden.

Für viele Unternehmen ist der beste Start deshalb nicht das große ERP und auch nicht die zehnte Excel-Reparatur. Es ist eine kleine, saubere interne App für genau den einen Prozess, der heute jeden nervt. Das ist unspektakulär. Aber meistens wirtschaftlich die klügste Entscheidung .